Закупівлі в будівництві: як забезпечити прозорість?


Інтерв'ю з Турали Вазіровим, керівником відділу закупівель в PMD Projects (Азербайджан) для блогу IPSM
Будівництво - настільки специфічний бізнес, що його включають в п'ятірку самих «слизьких» видів підприємницької діяльності. У всіх пострадянських країнах будівництво вважається дуже корумпованим і закритим бізнесом, де замовники працюють тільки зі «своїми» постачальниками.

Як компанії з Азербайджану вдалося налагодити систему закупівель, щоб уникнути зловживань і максимально прискорити процес постачання - читайте нижче.

"Ми прагнемо зламати стереотипи і вести будівельний бізнес прозоро. У кожного товару є своя реальна вартість і якість, і від цих чинників потрібно відштовхуватися.
І такий підхід можна впровадити в будь-якій компанії, якщо тільки цього захотіти."

Турал Вазіров
Будівництво для мене виявилося дуже цікавою сферою, в якій ти практично відразу бачиш результат своїх дій на власні очі. У нафтопереробному секторі, наприклад, будівництво триває дуже довго: тільки платформу будують протягом 3-4 років. А в сфері steel construction результат своєї роботи бачиш вже через декілька перших місяців. Ми будуємо житлові, комерційні, промислові будівлі, готелі і сільськогосподарські об'єкти.

Особливість Азербайджану - в великій кількості нафтопереробних підприємств. У нафтогазовій галузі нашої країни працюють, в основному, іноземні компанії з великим досвідом. І нам, як локальному партнеру, необхідно не тільки підвищувати стандарти, а й залучати місцеві кадри і компанії, використовувати ресурси всередині країни. І я радий поділитися успішними практиками останніх років.
Як визначити надійність постачальника?
Все починається зі стадії перед-кваліфікації.
Спочатку я перевіряю, наскільки постачальник може і готовий працювати на цьому ринку, наскільки ці компанії реальні, чи все «чисто» в цих компаніях: чи працюють вони офіційно.
Потім переходимо до людей з цих компаній і технічної бази. Ми перевіряємо, чи є у них акти здачі робіт, рекомендаційні листи. Наскільки компанії фінансово стійкі, чи немає заборгованості перед державою і своїми замовниками.
Чи є у них ліцензії на виконання тих чи інших робіт.

Нам важливий досвід роботи, технічна база, кадри, інформація про те, хто власник компанії.
Наші потенційні постачальники заповнюють спеціальний опитувальний лист, в якому вказують максимум даних, аж до того, чи є знайомі в нашій компанії. Якщо такі є, то шансів на співпрацю немає: ми виключаємо найменший вплив на підсумки тендерів, будь-який потенційний ризик зливу інформації. Також в опитувальнику уточнюється, чи були у компанії проблеми з законодавством, досвід судимості з іншими замовниками.

Всі дані перевіряються нашими службами, щоб уникнути дезінформації. Тільки після отримання вичерпної інформації і проходження всіх перевірок компанію допускають до роботи з нами. Власне, для проведення всіх тендерів і закупівель ми звертаємося до цих процедур. Сама перевірка займає 7-10 днів. Якщо все правильно заповнено, є всі дані, компанія пропускається далі і отримує від нас запит на співпрацю.
Подивитися повний запис виступу Турала Вазірова на Першій міжнародній конференції з управління закупівлями та ланцюгом постачання можна в кінці цієї статті.
Турал Вазіров, керівник відділу закупівель в PMD Projects LLC / P.M.D. LLC (Азербайджан)
Турал Вазіров - Керівник відділу закупівель в PMD Projects LLC / P.M.D. LLC (Азербайджан).
Менеджер із закупівель з досвідом у будівництві та індустрії гостинності.
Працював в різних локаціях Four Seasons Hotels and Resorts (Азербайджан, Південна Африка, Росія).

Професійні сертифікації: CIPP™ (Certified International Procurement Professional), CCMP™ (Certified Commercial Management Practitioner) та CICM™ (Certified International Change Manager).
Про систему закупівель в будівельних компаніях
Найкраще провести тендер. Відкритий чи закритий. Відкриті тендери частіше проводять державні організації та деякі приватні компанії, але це займає дуже багато часу. При закритих тендерах закупівельники звертаються безпосередньо до постачальників і на основі оцінки їх пропозицій вибирають найбільш підходящого підрядника для виконання робіт.
    Оцінка відбувається в два чи три етапи
    Спочатку оцінюється технічна сторона, без оголошення цін, на основі критеріїв, які були анонсовані замовником. Все залежить від стратегії тендера. Якщо спочатку визначено, що буде оцінюватися технічна сторона і готовність учасників тендера є прийнятною, то відкриваються ціни.

    Але буває так, що компанія технічно не готова до цього тендеру і не є готовою до виконання робіт, тоді й ціни не оголошуються.

    На основі скорингу з'являється шорт-лист компаній і проводиться останній тур переговорів. Наприклад, можна запросити трьох кращих претендентів і зустрітися з ними в різних кімнатах в один і той же час, щоб не було зливу інформації.

    Обговорюються всі умови тендеру, технічні та фінансові, претенденти підтверджують готовність працювати і затверджується фінальна ціна.
    У закритому конверті її тримають до певного моменту.
    Потім конверти відкриваються претендерною комісією і визначається переможець. У деяких випадках компанії демпінгують для того, щоб отримати замовлення. Наприклад, компанія взяла замовлення, почала працювати, а потім каже: "не вистачає грошей, ми не врахували те, ми не врахували це" і вже після піднімають оплату.

    В нашій компанії процес закупівель контролює керівник відділу постачання разом з технічним директором і фінансовим директором. Рішення не приймаються однією людиною, але цілою командою, що також дозволяє уникнути зловживань.
    Турал Вазиров - Руководитель отдела закупок в PMD Projects LLC / P.M.D. LLC (Азербайджан).
    Турал Вазіров - Керівник відділу закупівель в PMD Projects LLC / P.M.D. LLC (Азербайджан) на Першій міжнародній конференції з управління закупівлями та ланцюгом постачання в Києві.
    Про спікерів другої Міжнародної конференції IPSM "Ефективні закупівлі та постачання 2020. Нова реальність." можна дізнатися на сторінці заходу.
    Про безпеку в процесі закупівель
    Існує певна група людей, яка називається «держконтролери», тобто бюджетники всередині компанії. Вони перевіряють, чи потрібно нам та кількість закупівель, матеріалів на той чи інший проект. Разом з проектною командою вони визначають потреби і складають список, що необхідно закуповувати.

    Наприклад, менеджер із закупівель бачить, що треба закуповувати арматуру або бетонну суміш для проекту «А». Але у нас ще є проект «Б», який теж потребуватиме арматури або бетонної суміші через два місяці. І є ще третій проект, який тільки зароджується і буде актуальна та ж закупівля, але через шість місяців. Все збирається в один scope of work, робиться план на шість місяців і компанія виходить в тендер. Тобто отримує ціни від всіх постачальників, які знаходяться на ринку, і дає їм план. Мовляв, буде закупівля на стільки-то тонн арматури зараз, стільки-то через два місяці, стільки-то через шість місяців. Таким чином, можна отримати більше знижок, ніж при закупівлі на один проект.
      Хто такий «держконтролер» і яка його роль в будівництві?
      Зрозуміти роль держконтролера можна на прикладі готельного бізнесу.
      По суті - це людина, яка веде інвентаризацію. За міжнародними стандартами, держконтролер веде щомісячний облік товару у всіх барах і ресторанах, що відображається в технологічних картах. Для страви розраховується, припустимо, певну кількість овочів (визначається, скільки необхідно для приготування, + враховується витрата, + те, що викидається). Разом з шеф-кухарем, держконтролер, який знаходиться всередині фінансового відділу, складає технологічну карту. На основі цього розраховуються продажі та необхідні для закупівлі кількості продуктів.

      Так само і в будівництві: держконтролер аналізує, скільки матеріалів необхідно для тих чи інших робіт. По суті, він контролює кількісну відповідність того, що закуповується, до реальних потреб компанії.
        Турал Вазіров. Спілкування з журналістом.
        Турал Вазіров розповідає, як компанії з Азербайджану вдалося налагодити систему закупівель, щоб уникнути зловживань і максимально прискорити процес поставки.
        Друга міжнародна конференція IPSM "Ефективні закупівлі та постачання 2020. Нова реальність." пройде онлайн 20-22 жовтня 2020. Тому приєднатися до нас можна з будь-якої точки планети.
        Не пропустіть можливість побачити міжнародних спікерів зі світовим ім'ям, реєструйтеся тут.
        Думаю, у всіх пострадянських країнах будівництво досі вважається дуже корумпованим і закритим бізнесом, де замовники працюють з вузьким колом будівельних компаній. Втім, і у мене, як у замовника, є всього дві компанії, які займаються бетонними роботами, максимум дві компанії, які постачають ліфти і ескалатори і т.п. Але це ті компанії, які відповідають всім наших критеріям і стандартам, описаним вище. Ми прагнемо зламати стереотипи і вести будівельний бізнес прозоро. У кожного товару є своя реальна ціна і якість, і від цих чинників потрібно відштовхуватися. Такий підхід можна впровадити в будь-якій компанії, якщо тільки цього захотіти.
        Більше з блогу:

        Не пропустіть свіжі статті про закупівлі та ланцюг постачання
        Підпишіться на розсилку
        Copyright © ТОВ "Ай Пи Эс Эм", 2019. Використані фотоматеріали - власність компанії IPSM та спікерів конференції.