Як власник бізнесу повинен будувати систему закупівель

Стаття Марини Трепової для видання delo.ua 16/07/2019

Процес закупівель в компанії має велику цінність і повинен здійснюватися з урахуванням загальної стратегії компанії.
Др. Муддассір Ахмед, менеджер з планування в регіонах Близького Сходу і Африки в Bridgestone EMEA і засновник проекту SCMDOJO, має багаторічний досвід роботи в міжнародних компаніях з виробництва електрообладнання та гідравліки, а також в області інтернету.
На середніх підприємствах часто немає виділених відділів закупівель, тому, в першу чергу, керівник відділу створює окремий департамент по закупкам з чіткими завданнями і цілями. Важливо відійти від принципів роботи простого постачальника і перейти до стратегічного підходу до закупівель, який має на увазі облік і контроль всіх витрат. Так компанія змінює сприйняття всього процесу закупівель.
Відділ закупівель приносить додаткову цінність бізнесу і повинен діяти згідно з стратегією компанії
Зараз закупівлі сприймаються як проста транзакція: потрібна ручка - купив найдешевшу ручку, з тендером або без. Стратегічно ж функція закупівель - це не просто купити дешеві ручки, а знайти краще рішення, відштовхуючись від ціни, якості та сервісу. Для чого потрібні ці ручки? Ручки для офісу відрізняються від тих, що маркетинг роздає покупцям під час акції або від дорогих ручок - подарунків ключовим партнерам. Професійний закупник продумує процес закупівель на крок вперед, щоб запропонувати кращу альтернативу.
Функцїї, які повинен виконувати відділ закупівель в середній компанії:

1. Керівник департаменту закупівель повинен бути відповідальним за аналіз витрат: що купуємо, як купуємо і за яку ціну. В першу чергу, враховує бюджет на закупівлі, а не якість товару.

2. Управління постачальниками. Відділу закупівель необхідно визначити потенційних постачальників, потім знайти реального постачальника, і зробити так, щоб він зміг поставити необхідний товар.

3. Створення цінностей. На жаль, багато власників бізнесу зосереджені тільки на зниженні витрат. Це обґрунтовано, але не менш важливо отримувати додаткову цінність закупівлі, наприклад, придбати інноваційний продукт або розробити особливий підхід до закупівель.
Наприклад, ви купуєте папір у одного постачальника для подальшого розподілу дрібними партіями по своїм офісам. Хороший закупник домовиться, щоб постачальник фасував папір у себе на складі потрібними партіями і навіть розсилав, а вам не доведеться витрачати час складського персоналу на перепакування.

У світі використовують багато систем автоматизації, але більшість брендів не розкручені, тому про них мало хто знає. Я взагалі не рекомендую ставити будь-яку програму, якщо у вас дрібний чи середній бізнес. Базові функції, які потрібні таким компаніям, легко виконує Excel. Як тільки у відділі вже буде створена звичка фіксувати і аналізувати всі дані, тоді можна перейти до більш професійної програми. Насправді, жодна з систем автоматизації не допоможе запобігти розтратам коштів компанії. Питання не в програмі, а в тому, як побудовані внутрішні процеси.
Як власнику бізнесу контролювати процес закупівель

Фокусуйтеся на прозорості даних, які збираються в систему. Все повинно фіксуватися і демонструвати: що ми купуємо, за якою ціною і у кого. Як тільки ви зібрали дані, аналізуйте витрати за категоріями і роботу постачальників. Потім вже знайдете варіанти, де і як ви зможете заощадити. Якщо ви аналізуєте постачальників, то можете порівняти їх і їхню продукцію і об'єднати деякі закупівлі. Корисно переходити від простих відносин до партнерських: можливо, допомогти постачальникам розвиватися, посилити їх стратегію завдяки роботі з вами.

Перше, що хочу зазначити: сама функція керівника відділу закупівель дуже складна, так як керівник постійно знаходиться під тиском і це впливає на всю роботи відділу. Наприклад, лампочки можна купити в Лондоні, Румунії та Китаї, і ціна скрізь різна. Коли керівник перебуває під тиском і потрібно терміново прийняти рішення про вибір постачальника лампочок, то відділ і керівник уже не звертають увагу на ряд негативних факторів. До них відноситься використання дитячої праці на виробництві, шкідливий вплив на навколишнє середовище, терміни доставки.
Коли товар вибирають, спираючись тільки на ціну, то ніхто не думає про цілий ланцюжок додаткових факторів, які можуть стати фатальними для підсумкової закупівлі.

Друга помилка - це зашореність. Керівнику відділу закупівель необхідно брати участь у всіх нарадах, спілкуватися з колегами і розуміти, як товар, який вони купують, впливає на співробітників і компанію в цілому.
У великій компанії керівник відділу закупівель повинен відслідковувати весь ланцюжок постачання, починаючи від виробництва товару на підприємстві постачальника.
Корупція у відділі закупівель відбувається через відсутність лідерських якостей у керівника, а також принципів і етичних норм. Лідер повинен показувати на своєму прикладі, що він відповідальний і етичний. Наприклад, ринок сталі: виробників не так багато, і якщо ставити фіксовану ціну, це призведе до монополії. Тому деякі керівники за принципом особистої домовленості з постачальником витісняють інші компанії, які більш конкурентоспроможні за якістю і ціною. Але за окрему плату керівник приймає рішення працювати тільки "зі своїм" постачальником.

Відстежити порядного постачальника можна за відгуками інших компаній, які вже співпрацюють з постачальником. У нормального закупника є ціла база постачальників, які завжди зможуть поставити якісний товар у встановлений термін.
Більше з блогу:

Не пропустіть свіжі статті про закупівлі та ланцюг постачання
Підпишіться на розсилку
Copyright © ТОВ "Ай Пі Ес Ем", 2019. Автор статті - Марина Трепова. Використані фотоматеріали - Photo by Adeolu Eletu on Unsplash