Как собственник бизнеса должен выстраивать систему закупок

Статья Марины Треповой для издания delo.ua 16/07/2019

Процесс закупок в компании имеет большую ценность и должен осуществляться с учетом общей стратегии компании.
Др. Муддассир Ахмед, менеджер по планированию в регионах Ближнего Востока и Африки в Bridgestone EMEA и основатель проекта SCMDOJO, имеет многолетний опыт работы в международных компаниях по производству электрооборудования и гидравлики, а также в области интернета.
На средних предприятиях часто нет выделенных отделов закупок, поэтому, в первую очередь, руководитель отдела создает отдельный департамент по закупкам c четкими задачами и целями. Важно отойти от принципов работы простого снабженца и перейти к стратегическому подходу к закупкам, который подразумевает учет и контроль всех затрат. Так компания изменяет восприятие всего процесса закупок.
Отдел закупок приносит дополнительную ценность бизнесу и должен действовать в соответствии со стратегией компании
Сейчас закупки воспринимаются как простая транзакция: нужна ручка — купил самую дешевую ручку, с тендером или без. Стратегически же функция закупок — это не просто купить дешевые ручки, а найти лучшее решение, отталкиваясь от цены, качества и сервиса. Для чего нужны эти ручки? Ручки для офиса отличаются от тех, что маркетинг раздает покупателям во время акции или от дорогих ручек — подарков ключевым партнерам. Профессиональный закупщик продумывает процесс закупок на шаг вперед, чтобы предложить лучшую альтернативу.
Функции, которые должен выполнять отдел закупок в средней компании:

1. Руководитель департамента закупок должен быть ответственным за анализ затрат: что покупаем, как покупаем и за какую цену. В первую очередь, учитывает бюджет на закупки, а не качество товара.

2. Управление поставщиками. Отделу закупок необходимо определить потенциального поставщика, затем найти поставщика, и сделать так, чтобы он сможет поставить необходимый товар.

3. Создание ценностей. К сожалению, многие собственники бизнеса сосредоточены только на снижении издержек. Это обоснованно, но очень важно получать и дополнительную ценность закупки, например, приобрести инновационный продукт или разработать особенный подход к закупкам.

Например, вы покупаете бумагу у одного поставщика для дальнейшего распределения мелкими партиями по своим офисам. Хороший закупщик договорится, чтобы поставщик фасовал бумагу у себя на складе нужными партиями и даже рассылал, а вам не придется тратить время складского персонала на переупаковку.

В мире используют много систем, но большинство брендов не раскручены, поэтому о них мало кто знает. Я вообще не рекомендую ставить какую-либо программу, если у вас мелкий или средний бизнес. Базовые функции, которые нужны таким компаниям, легко выполняет Excel. Как только в отделе уже будет выстроена привычка фиксировать и анализировать все данные, тогда можно перейти к более профессиональным программам. На самом деле, ни одна из систем автоматизации не поможет предотвратить растрату средств компании. Вопрос не в программе, а в том, как выстроены внутренние процессы.
Как собственнику бизнеса контролировать процесс закупок

Фокусируйтесь на прозрачности данных. Они основаны на сборе всех данных в систему. Все должно фиксироваться и показывать: что мы покупаем, по какой цене и у кого. Как только вы собрали данные, анализируйте затраты по категориям и работу поставщика. Потом уже найдете лазейки, где и как вы сможете сэкономить. Если вы анализируете поставщиков, то можете сравнить их и их продукцию и объединить некоторые закупки. Полезно переходить от простых отношений к партнерским: возможно, помочь поставщикам развиваться, усилить их стратегию благодаря работе с вами.

Первое, что хочу отметить: сама функция начальника отдела закупок очень сложная, так как руководитель постоянно находится под давлением и это влияет на всю работы отдела. Например, лампочки можно купить в Лондоне, Румынии и Китае, и цена везде разная. Когда руководитель находится под давлением и нужно срочно принять решение о выборе поставщика лампочек, то отдел и руководитель уже не обращают внимание на ряд негативных факторов. К ним относится использование детского труда на производстве, вредное влияние на окружающую среду, сроки доставки. Когда товар выбирают, опираясь только на цену, то никто не думает о целой цепочке дополнительных факторов, которые могут стать фатальными для итоговой закупки.

Вторая ошибка — это зашоренность. Руководителю отдела закупок необходимо участвовать во всех совещаниях, общаться с коллегами и понимать, как товар, который они покупают, влияет на сотрудников и компанию в целом.
В большой компании руководитель отдела закупок должен отслеживать всю цепочку начиная от производства самого товара на предприятии поставщика.
Коррупция в отделе закупок происходит из-за отсутствия лидерских качеств у руководителя, а также принципов и этических норм. Лидер должен показывать на своем примере, что он ответственный и этичный. Например, рынок стали: производителей не так много, и если ставить фиксированную цену, это приведет к монополии. Поэтому некоторые руководители по принципу личной договоренности с поставщиком вытесняют другие компании, которые более конкурентоспособны по качеству и цене. Но за отдельную плату руководитель принимает решение работать только "со своим" поставщиком.

Отследить порядочного поставщика можно по отзывам других компаний, которые уже сотрудничают с поставщиком. У нормального закупщика есть целая база снабженцев, которые всегда смогут поставить качественный товар в установленный срок.
Больше из блога:

Не пропустите свежие статьи про закупки и цепь поставок
Подпишитесь на рассылку
Copyright © ТОВ "Ай Пі Ес Ем", 2019. Автор статті - Марина Трепова. Використані фотоматеріали - Photo by Adeolu Eletu on Unsplash