Категорійний менеджмент в закупівлях. що це таке?

Стаття Марини Трепової для видання "Logist.fm"
травень 2016

Цей текст також доступний українською мовою

Написати цю статтю мене спонукав мій виступ на Category management Workshop, на якому зібралися в основному представники рітейлу та фахівці з трейд-маркетингу. Обговорювали питання управління категоріями в площині Виробник товарів - Дистриб'ютор - Роздріб.

Мій виступ був про Категорійний менеджмент в закупівлях в компаніях - виробниках або тих, що надають послуги. Як виявилося, багато хто не розуміє відмінності і специфіку застосування одного і того ж принципу в різних бізнес моделях.

Саме цьому присвячена моя стаття.
Як поняття, Категорійний менеджмент зародився в кінці 80-х-початку 90-х. Світлана Сисоєва та Катерина Бузукова в с воей книзі «Категорійний менеджмент: Курс управління асортиментом в роздробі» пишуть: «оптимізуючи викладку і представлення товару в залі, фахівці прийшли до виділення основної одиниці управління асортиментом - категорії». Вперше Категорійний менеджмент застосувала компанія Procter & Gamble на початку 90-х.

Паралельно в 1983 році Доктор Пітер Краліч, колишній Директор МакКінзі в Дюссельдорфському офісі, розробив Модель Портфеля Закупівель, що стала початком цілого підходу - Категорійний менеджмент в закупівлях.

По суті в застосуванні категорійного менеджменту і в першому, і в другому випадку є багато спільного, але є й істотні відмінності. Що ж таке Категорійний менеджмент в закупівлях в компаніях - виробниках або тих, що надають послуги? Мені найбільше імпонує визначення категорійного менеджменту від Mark Webb з Future Purchasing - "Це стратегічний процес закупівлі товарів і послуг, який пов'язує бізнес цілі і вимоги клієнтів з можливостями ринку і який максимізує довгострокову цінність для організації."

Категорійний менеджмент в закупівлях займається управлінням тієї чи іншої групи (Категорії) товарів і / або послуг з точки зору всього циклу, починаючи з визначення потреби в закупівлі та закінчуючи відстеженням як, то, що ми закупили, впливає на наш кінцевий продукт, його якість і на задоволеність наших покупців.

По суті в застосуванні категорійного менеджменту і в першому, і в другому випадку є багато спільного, але є й істотні відмінності. Що ж таке Категорійний менеджмент в закупівлях в компаніях - виробниках або надають послуги? Мені найбільше імпонує визначення категорійності менеджменту від Mark Webb з Future Purchasing - "Це стратегічний процес закупівлі товарів і послуг, який пов'язує бізнес цілі і вимоги клієнтів з можливостями ринку і який максимізує довгострокову цінність для організації."

Категорійний менеджмент в закупівлях займається управлінням тією чи іншою групою (Категорією) товарів і / або послуг з точки зору всього циклу, починаючи з визначення потреби в закупівлі та закінчуючи відстеженням як те, що ми закупили, впливає на наш кінцевий продукт, його якість і на задоволеність наших покупців.
28-30 листопада ми проведемо відкритий тренінг-практикум "Категорійний менеджмент та побудова закупівельних категорійних стратегій." Якщо ця тема вас зацікавила, запрошуємо приєднатися.
Марина Трепова, СЕО компании IPSM
Марина Трепова - СЕО компанхї IPSM проводить відкритий тренінг-практикум "Категорійний менеджментта побудова закупівельних категорійних стратегій".
Категорійний менеджмент передбачає більш ретельний, скрупульозний і стратегічний підхід до закупівель для досягнення максимально можливого ефекту для компанії. При такому підході передбачається дуже тісна взаємодія представників різних департаментів, особливо закупівельників і внутрішніх клієнтів для досягнення довгострокових цілей і привнесення додаткової цінності для компанії.

Категорійний менеджмент передбачає управління категорією з точки зору розуміння стратегічних завдань, розробки та застосування стратегічних планів, які пов'язують цілі і стратегію компанії з завданнями закупника. Такий підхід повинен стати частиною культури компанії.

Одного разу я пояснювала закупникам великої української компанії, співробітникам мого клієнта, що таке Категорійний менеджмент і стратегія категорії. Так ось на моє твердження, що це чудовий стратегічний інструмент, і він працює, мені відповіли, що «у нас це просто неможливо, так як бюджет і плани складаються максимум на 1 місяць !!!». Безумовно, при такому підході займатися стратегією категорії просто безглуздо. В такому випадку закупівельники просто вирішують операційні закупівельні завдання. Вони навіть не можуть думати про стратегію, так як їм необхідно супер оперативно реагувати на запити внутрішніх клієнтів.
Категорійний менеджмент передбачає більш ретельний, скрупульозний і стратегічний підхід до закупівель для досягнення максимально можливого ефекту для компанії.

- Марина Трепова, СЕО IPSM
Кейс із практики
Як працює Категорійний менеджмент на прикладі закупівель легкових автомобілів для компанії?
Велика FMCG-компанія закуповує автомобілі для торгового персоналу, топ-менеджменту, середнього менеджменту. У компанії великий штат співробітників відділу продажів зі службовим транспортом, топ-менеджмент їздить на службових машинах і періодично купують машини для менеджерів середньої ланки в якості мотиваційного інструменту.

А тепер давайте подивимося, як буде тут працювати Категорійний менеджмент.

По-перше, на самому початку повинен бути зроблений аналіз потреб та історії попереднього використання легкових автомобілів. Необхідно дати відповіді на такі питання:

  • які автомобілі купувалися?
  • за якою ціною?
  • як часто і чому?
  • хто приймав рішення щодо закупівлі і чому?
  • які машини потрібні зараз? В цьому році? У найближчі 3 роки?
  • для яких цілей потрібні ці машини?
  • як стратегічні цілі компанії відображаються на даній категорії?
  • якими правилами будемо керуватися при покупці автомобілів? Чи є ці правила?

Якщо використовувати Категорійний менеджмент для цих закупівель, то в першу чергу постає питання про створення або перегляд Політик з використання службових автомобілів (Car Fleet Policy).

На даному етапі важливо максимально залучити необхідних людей в проектну групу і провести консультації на теми:

  1. Як ми повинні організувати / переглянути процес використання службових легкових автомобілів з точки зору HR і стратегії компанії?
  2. Які є у компанії фінансові ресурси для реалізації цих завдань? Це власні або позикові кошти? Якщо позикові, то на яких умовах?
  3. Яка буде найоптимальніша фінансова модель для даного проекту?
  4. Як часто ми будемо робити заміну автомобіля?
  5. Хто і як буде ремонтувати автомобілі?
  6. Хто керуватиме всім цим процесом?

Слід зазначити, що для такого проекту можуть бути розглянуті різні моделі:

  • Купівля компанією всіх машин, постановка їх на баланс і самостійне управління всім процесом.
  • Взяти машини в лізинг (можливі різні варіанти).
  • Брати до відділу продажів людей тільки з власним автомобілем.
  • Варіації з різною комбінацією цих моделей.

Наступним етапом після аналізу та роботи з потребами є вибір моделі і, відповідно, категорії, так як кожна модель є різною категорією товарів або послуг. Від обраного варіанту залежить, що компанія буде купувати і на якому ринку.

В якості наступних кроків, необхідно зробити аналіз ринку, на якому компанія планує робити закупівлю. Для цього використовуються різні інструменти, в основному запозичені з маркетингу. Це і 5 Сил Портера, SWOT аналіз, PESTED або PEST. Окремо необхідно проаналізувати ризики ринку і ризики, які можуть виникнути в роботі з існуючими постачальниками. Якщо закупівля відбувається у колишніх постачальників, то обов'язково необхідно зробити аналіз існуючих постачальників і прийняти рішення, працюєте Ви з ними далі чи ні.

Всі ці етапи необхідно зробити для того, щоб прийняти рішення, яку стратегію застосовувати для тієї чи іншої категорії і які дії повинні бути зроблені в компанії для того, щоб досягти поставлених цілей.

Саме для цього і існує Портфель управління категоріями або Модель / Матриця Портфеля закупівель, яка будується за двома критеріями: Вплив закупівель на бізнес і Складність ринку, на якому відбувається закупівля.
SWOT analysis
Після визначення Категорії і стратегії до неї розписується детально план дій, вплив на інші процеси в компанії, визначаються терміни і оцифровуються цілі. Ретельно прописана Стратегія категорії - це цілісний документ, керівництво на кілька років вперед, це свого роду Бренд бук по кожній категорії.
Table procurement
Стратегію Категорії розробляють і підписують всі залучені сторони: закупівлі, фінанси, логістика, внутрішні клієнти, HR та IT. Маючи завірену всіма Стратегію категорії, в якій прописані цілі, терміни і відповідальні сторони, дуже складно відхилятися від курсу і говорити, що Ви нічого не знаєте.

Таким чином, хочу зазначити, що кінцева мета категорійного менеджменту в роздробі або в інших компаніях, це задоволення вимог кінцевого клієнта і досягнення максимального ефекту і цінності для компанії.

Що ще важливо? Це те, що для досягнення поставлених цілей в категорійного менеджменту необхідно злагоджено працювати і домовлятися. У роздробі злагоджена робота повинна бути між виробником, дистриб'ютором і роздрібними мережами.

В інших компаніях, командна і злагоджена робота повинні бути між закупівлями, внутрішніми клієнтами та іншими департаментами в компаніях. За моїми спостереженнями і за відгуками професіоналів з різних ринків саме в цьому полягає успіх категорійного менеджменту, ну, і ще професіоналізм і правильне використання інструментарію, звичайно.
Більше з блогу:

Не пропустіть свіжі статті про закупівлі та ланцюг постачання
Підпишіться на розсилку
ВCopyright © ТОВ "Ай Пі Ес Ем", 2019. Автор статті - Марина Трепова. Використані фотоматеріали - ТОВ "Ай Пі Ес Ем"